Management Principles kali ini membahas tentang Pengambilan Keputusan dan Perencanaan (planning function)
Pengambilan Keputusan
1. Waktu Dan Hubungan Manusia Dalam Membuat Keputusan
Waktu dan hubungan manusia merupakan elemen yang amat penting dalam proses pembuatan keputusan, pembuatan keputusan menghubungkan keadaan organisasi masa kini dan tindakan yang akan diambil organisasi ke dalam masa depan.
Pembuatan keputusan juga menggunakan masa lalu; pengalaman masa lalu Positif dan Negatif memainkan bagian penting dalam menentukan pilihan.
2. Masalah Dan Peluang Menemukan
Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah, suatu masalah muncul bila keadaan sebenarnya berbeda dari keadaan yang diinginkan.
Contoh Masalah;
Masalah yang dikeluhkan pelanggan mengenai lambatnya penyerahan barang pesanan hal ini dapat dilihat sebagai suatu kesempatan untuk mendesain ulang proses produksi dan pelayanan kepada pelanggan.
3. Proses Menemukan Masalah
William Pounds mengatakan bahwa proses menemukan masalah sering kali informasi dan intuitif, empat macam situasi biasanya memberi peringatan kepada manajer tentang kemungkinan adanya masalah;
a. Deviasi dari pengalaman masa lalu
b. Deviasi dari rencana yang ditetapkan
c. Orang lain
d. Prestasi pesaing
4. Peluang Menemukan
David B. Gleicher Seorang Konsultan Manajemen, mendefinisikan suatu masalah sebagai sesuatu yang membahayakan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya dan suatu kesempatan adalah sesuatu kemampuan yang menawarkan tantangan untuk melampaui tujuan.
Metode menanyakan dialektik adalah metode analisis yang mengharuskan pembuat keputusan menentukan dan meniadakan asumsinya dan tandingan berdasarkan pada asumsi negatif; dimana pembuatan keputusan menentukan pemecahan yang mungkin dan asumsi yang mereka ambil, memperhatikan kebalikan dari semua asumsi, dan kemudian mengembangkan pemecahan yang berlawanan berdasarkan pada asumsi negatif.
5. Keputusan Untuk Memutuskan
ide bahwa Manajer adalah pemecah masalah mungkin membangkitkan citra manajer yang duduk dibelakang meja, dengan tenang membuat keputusan apa yang harus dilakukan terhadap setiap masalah yang timbul.
Nilai ambang untuk mengenali masalah;
a. Menetapkan prioritas
b. Apakah masalah tersebut mudah ditangani ?
c. Apakah masalah itu akan selesai dengan sendirinya kalau dibiarkan?
d. Apakah ini keputusan yang akan saya buat ?
6. Sifat pembuatan keputusan
a. Keputusan Terprogram & Tidak terprogram
Masalah yang berbeda membutuhkan tipe pembuatan keputusan yang berbeda pula, hal-hal yang rutin atau kecil dapat diselesaikan dengan suatu tipe keputusan terprogram, sedangkan penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstruktur untuk menangani masalah non rutin disebut juga keputusan tidak terprogram.
b. Kepastian, Risiko dan Kepastian
Situasi pembuatan keputusan sering kali dikategorikan pada suatu kesatuan (kontinuum) yang berkisar dari kepastian (ketepatan ramalan tinggi), melawati resiko, sampai pada ketidakpastian (ketepatan ramalan rendah)
Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan
1. Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional
2. Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan
3. Keterbatasan Sumber Daya
4. Kelebihan Informasi
5. Keterbatasan Ingatan
6. Masalah Keahlian
Memperbaiki Keputusan
1. Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan
2. Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum
3. Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan
4. Pengambilan Keputusan secara berkelompok
5. Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi dan lain-lain
Perencanaan
Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi.
Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002) Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
Empat Tahap Dasar Perencanaan ;
Tahap 1 ; Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Tahap 2; Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3; Mengidenfikasikan segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4; Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan
1. Pengarah Organisasi
2. Minimalisasi Ketidakpastian
3. Minimalisasi inefisiensi sumber daya
4. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
1. Faktual dan Realistis
2. Logis dan Rasional
3. Fleksibel
4. Komitmen
5. Komprehensif atau menyeluruh
PERENCANAAN; SEBUAH TINJAUAN
Kita semua mempunyai impian untuk menemukan ketenaran, keberuntungan serta mendapat penghargaan dan dikagumi orang lain.
Sasaran adalah penting dengan empat macam alasan antara lain;
1. Sasaran memberikan arah
2. Sasaran memfokuskan usaha kita
3. Sasaran menjadi pedoman rencana dan keputusan kita
4. Sasaran membantu kita mengevaluasi kemajuan yang kita capai
PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN OPERASIONAL
Rencana strategis dan operasional berbeda dalam tiga hal yang benar antara lain;
1. Kurun waktu
2. Cakupan
3. Tingkat rincian
HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan-keputusan dapat diambil tanpa perencanaan, tetapi kiranya tidak dapat kita membayangkan adanya perencanaan tanpa pengambilan keputusan.
Guna menjelaskan perbedaan antara keputusan-keputusan tanpa perencanaan dan keputusan-keputusan yang berlandaskan perencanaan, kita dapat melihat contoh di bawah ini;
1. Memecat seorang karyawan;
2. Mengembangkan suatu tujuan kesempatan kerja jangka panjang
Aktivitas memecat seorang karyawan tertentu besar kemungkinan tidak mencakup perencanaan. Di lain pihak pengembangan suatu tujuan kesempatan kerja jangka panjang pada pokoknya merupakan perencanaan. Tetapi pada dua contoh tersebut perlu adanya keputusan-keputusan.
PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI FUNDEMENTAL
Seperti sudah dikatakan, maka perencanaan merupakan sebuah fungsi manajemen yang fundamental serta primer. Ia merupakan landasan untuk pelaksanaan tugas seseorang manajer. Para manajer perlu menyelenggarakan perencanaan secara cermat sebelum mereka dapat melaksanakan fungsi-fungsi, pengorganisasian, mengaktuasi dan mengawasi secara rasional. Pengorganisasian dan pemanfaatan sumber-sumber daya secara efektif hanya dapat dilaksanakan sehubungan dengan rencana-rencana yang telah ditetapkan.
Perencanaan merupakan sebuah proses dengan apa para manajer memvisualisasi dan mendeterminasi langkah-langkah masa mendatang yang menuju ke arah realisasi sasaran-sasaran yang diinginkan. Secara khusus perencanaan dapat dinyatakan sebagai proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya mencapai tujuan-tujuan spesifik.
Perencanaan Dan Tujuan
Stephen P. Robbins mendefinisikan perencanaan sebagai planning is determining in advance what be done, how its be done, and who is to do it.
Menurutnya, proses yang mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetepkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran, menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh yang saling terintegrasi dan terkoordinasi pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi.
Silalahi menguraikan beberapa tujuan & sekaligus keuntungan utama dari fungsi perencanaan dalam konteks organisasi (perusahaan)
1. Merupakan fungsi untuk mengantisipasi dan menekan perubahan zaman yang sangat tidak pasti
2. Berfungsi untuk mengidentifikasi dan menghindari masalah yang akan datang
3. Membantu identifikasi peluang-peluang yang akan datang
4. Memberikan arah kepada manajer ataupun bukan manajer
5. Menghindari atau setidak-tidaknya meminimalisir tumpang tindih dan pemborosan pelaksanaan kegiatan dan menjaga kontinuitas
6. Mengembangkan rangkaian dari tindakan-tindakan (strategi dan taktik dalam perusahaan)
7. Menetapkan tujuan-tujuan dan standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan
8. Perencanaan adalah pusat tujuan organisasi, sehingga dapat membantu penghematan biaya pada organisasi (perusahaan)
9. Membantu kelancaran pengambilan keputusan oleh semua tingkat pejabat unit atau sektoral atau deaprtementalisasi
Hubungan Antar Fungsi Manajemen
Rencana-rencana tujuan serta bagaimana mencapainya :
- Pengorganisasian. Apa jenis struktur organisasi, tugas-tugas prosedur kerja antar unit
- Staffing (penyusunan staf). Kebutuhan SDM yang diperlukan, rekrutmen, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan SDM
- Kepemimpinan. Bagaimana memimpin, secara efektif, pengambilan keputusan, motivasi dan komunikasi
- Controlling (pengendalian). Evaluasi kinerja, proses perbaikan, solusi
Proses Perencanaan Strategis
1. Tetapkan Visi, Misi, & Tujauan
2. Diagnosis Hambatan & Peluang
3. Nilai Kekuatan & Kelemahan
4. Kembangkan Rencana Strategi
5. Kembangkan Rencana Operasional
6. Implementasi Rencana
7. Tujuan
8. Nilai Umpan Balik
9. Ulangi Proses Perencanaan
Semoga management principles mengenai Pengambilan Keputusan dan Perencanaan (planning function), dapat bermanfaat bagi Anda.
Pengambilan Keputusan
1. Waktu Dan Hubungan Manusia Dalam Membuat Keputusan
Waktu dan hubungan manusia merupakan elemen yang amat penting dalam proses pembuatan keputusan, pembuatan keputusan menghubungkan keadaan organisasi masa kini dan tindakan yang akan diambil organisasi ke dalam masa depan.
Pembuatan keputusan juga menggunakan masa lalu; pengalaman masa lalu Positif dan Negatif memainkan bagian penting dalam menentukan pilihan.
2. Masalah Dan Peluang Menemukan
Pembuatan keputusan berhubungan dengan masalah, suatu masalah muncul bila keadaan sebenarnya berbeda dari keadaan yang diinginkan.
Contoh Masalah;
Masalah yang dikeluhkan pelanggan mengenai lambatnya penyerahan barang pesanan hal ini dapat dilihat sebagai suatu kesempatan untuk mendesain ulang proses produksi dan pelayanan kepada pelanggan.
3. Proses Menemukan Masalah
William Pounds mengatakan bahwa proses menemukan masalah sering kali informasi dan intuitif, empat macam situasi biasanya memberi peringatan kepada manajer tentang kemungkinan adanya masalah;
a. Deviasi dari pengalaman masa lalu
b. Deviasi dari rencana yang ditetapkan
c. Orang lain
d. Prestasi pesaing
4. Peluang Menemukan
David B. Gleicher Seorang Konsultan Manajemen, mendefinisikan suatu masalah sebagai sesuatu yang membahayakan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya dan suatu kesempatan adalah sesuatu kemampuan yang menawarkan tantangan untuk melampaui tujuan.
Metode menanyakan dialektik adalah metode analisis yang mengharuskan pembuat keputusan menentukan dan meniadakan asumsinya dan tandingan berdasarkan pada asumsi negatif; dimana pembuatan keputusan menentukan pemecahan yang mungkin dan asumsi yang mereka ambil, memperhatikan kebalikan dari semua asumsi, dan kemudian mengembangkan pemecahan yang berlawanan berdasarkan pada asumsi negatif.
5. Keputusan Untuk Memutuskan
ide bahwa Manajer adalah pemecah masalah mungkin membangkitkan citra manajer yang duduk dibelakang meja, dengan tenang membuat keputusan apa yang harus dilakukan terhadap setiap masalah yang timbul.
Nilai ambang untuk mengenali masalah;
a. Menetapkan prioritas
b. Apakah masalah tersebut mudah ditangani ?
c. Apakah masalah itu akan selesai dengan sendirinya kalau dibiarkan?
d. Apakah ini keputusan yang akan saya buat ?
6. Sifat pembuatan keputusan
a. Keputusan Terprogram & Tidak terprogram
Masalah yang berbeda membutuhkan tipe pembuatan keputusan yang berbeda pula, hal-hal yang rutin atau kecil dapat diselesaikan dengan suatu tipe keputusan terprogram, sedangkan penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstruktur untuk menangani masalah non rutin disebut juga keputusan tidak terprogram.
b. Kepastian, Risiko dan Kepastian
Situasi pembuatan keputusan sering kali dikategorikan pada suatu kesatuan (kontinuum) yang berkisar dari kepastian (ketepatan ramalan tinggi), melawati resiko, sampai pada ketidakpastian (ketepatan ramalan rendah)
Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan
1. Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional
2. Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan
3. Keterbatasan Sumber Daya
4. Kelebihan Informasi
5. Keterbatasan Ingatan
6. Masalah Keahlian
Memperbaiki Keputusan
1. Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan
2. Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum
3. Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan
4. Pengambilan Keputusan secara berkelompok
5. Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi dan lain-lain
Perencanaan
Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer bagi organisasi.
Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002) Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
Empat Tahap Dasar Perencanaan ;
Tahap 1 ; Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Tahap 2; Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3; Mengidenfikasikan segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4; Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan
1. Pengarah Organisasi
2. Minimalisasi Ketidakpastian
3. Minimalisasi inefisiensi sumber daya
4. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
1. Faktual dan Realistis
2. Logis dan Rasional
3. Fleksibel
4. Komitmen
5. Komprehensif atau menyeluruh
PERENCANAAN; SEBUAH TINJAUAN
Kita semua mempunyai impian untuk menemukan ketenaran, keberuntungan serta mendapat penghargaan dan dikagumi orang lain.
Sasaran adalah penting dengan empat macam alasan antara lain;
1. Sasaran memberikan arah
2. Sasaran memfokuskan usaha kita
3. Sasaran menjadi pedoman rencana dan keputusan kita
4. Sasaran membantu kita mengevaluasi kemajuan yang kita capai
PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN OPERASIONAL
Rencana strategis dan operasional berbeda dalam tiga hal yang benar antara lain;
1. Kurun waktu
2. Cakupan
3. Tingkat rincian
HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan-keputusan dapat diambil tanpa perencanaan, tetapi kiranya tidak dapat kita membayangkan adanya perencanaan tanpa pengambilan keputusan.
Guna menjelaskan perbedaan antara keputusan-keputusan tanpa perencanaan dan keputusan-keputusan yang berlandaskan perencanaan, kita dapat melihat contoh di bawah ini;
1. Memecat seorang karyawan;
2. Mengembangkan suatu tujuan kesempatan kerja jangka panjang
Aktivitas memecat seorang karyawan tertentu besar kemungkinan tidak mencakup perencanaan. Di lain pihak pengembangan suatu tujuan kesempatan kerja jangka panjang pada pokoknya merupakan perencanaan. Tetapi pada dua contoh tersebut perlu adanya keputusan-keputusan.
PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI FUNDEMENTAL
Seperti sudah dikatakan, maka perencanaan merupakan sebuah fungsi manajemen yang fundamental serta primer. Ia merupakan landasan untuk pelaksanaan tugas seseorang manajer. Para manajer perlu menyelenggarakan perencanaan secara cermat sebelum mereka dapat melaksanakan fungsi-fungsi, pengorganisasian, mengaktuasi dan mengawasi secara rasional. Pengorganisasian dan pemanfaatan sumber-sumber daya secara efektif hanya dapat dilaksanakan sehubungan dengan rencana-rencana yang telah ditetapkan.
Perencanaan merupakan sebuah proses dengan apa para manajer memvisualisasi dan mendeterminasi langkah-langkah masa mendatang yang menuju ke arah realisasi sasaran-sasaran yang diinginkan. Secara khusus perencanaan dapat dinyatakan sebagai proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya mencapai tujuan-tujuan spesifik.
Perencanaan Dan Tujuan
Stephen P. Robbins mendefinisikan perencanaan sebagai planning is determining in advance what be done, how its be done, and who is to do it.
Menurutnya, proses yang mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetepkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran, menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh yang saling terintegrasi dan terkoordinasi pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi.
Silalahi menguraikan beberapa tujuan & sekaligus keuntungan utama dari fungsi perencanaan dalam konteks organisasi (perusahaan)
1. Merupakan fungsi untuk mengantisipasi dan menekan perubahan zaman yang sangat tidak pasti
2. Berfungsi untuk mengidentifikasi dan menghindari masalah yang akan datang
3. Membantu identifikasi peluang-peluang yang akan datang
4. Memberikan arah kepada manajer ataupun bukan manajer
5. Menghindari atau setidak-tidaknya meminimalisir tumpang tindih dan pemborosan pelaksanaan kegiatan dan menjaga kontinuitas
6. Mengembangkan rangkaian dari tindakan-tindakan (strategi dan taktik dalam perusahaan)
7. Menetapkan tujuan-tujuan dan standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan
8. Perencanaan adalah pusat tujuan organisasi, sehingga dapat membantu penghematan biaya pada organisasi (perusahaan)
9. Membantu kelancaran pengambilan keputusan oleh semua tingkat pejabat unit atau sektoral atau deaprtementalisasi
Hubungan Antar Fungsi Manajemen
Rencana-rencana tujuan serta bagaimana mencapainya :
- Pengorganisasian. Apa jenis struktur organisasi, tugas-tugas prosedur kerja antar unit
- Staffing (penyusunan staf). Kebutuhan SDM yang diperlukan, rekrutmen, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan SDM
- Kepemimpinan. Bagaimana memimpin, secara efektif, pengambilan keputusan, motivasi dan komunikasi
- Controlling (pengendalian). Evaluasi kinerja, proses perbaikan, solusi
Proses Perencanaan Strategis
1. Tetapkan Visi, Misi, & Tujauan
2. Diagnosis Hambatan & Peluang
3. Nilai Kekuatan & Kelemahan
4. Kembangkan Rencana Strategi
5. Kembangkan Rencana Operasional
6. Implementasi Rencana
7. Tujuan
8. Nilai Umpan Balik
9. Ulangi Proses Perencanaan
Semoga management principles mengenai Pengambilan Keputusan dan Perencanaan (planning function), dapat bermanfaat bagi Anda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar